Datenschutzerklärung
Version V2026.1 · Stand 12.10.2026
Mit diesen Hinweisen informieren wir nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns in Kontakt treten, Kunde oder Geschäftspartner sind oder sich bei uns bewerben.
1. Verantwortlicher und Ansprechpartner
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Exoma GmbH, Ahegg 22, 88239 Wangen im Allgäu, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Nico Giesche. Telefon +49 7522 998 901 0, E-Mail info@exoma-solutions.de.
Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir derzeit nicht benennen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@exoma-solutions.de oder unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz“.
2. Besuch unserer Website
2.1 Hosting und Server-Protokolle
Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf speichert der Server automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Wir benötigen diese Daten, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. IP-Adressen werden dabei von STRATO nur gekürzt (anonymisiert) gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
2.2 Verschlüsselung
Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen sie am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.
2.3 Cookies und Einwilligungsverwaltung
Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung ein (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Alle übrigen Cookies und vergleichbaren Technologien, insbesondere für Statistik und Werbung, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Ihre Einwilligung verwalten wir mit der Lösung von iubenda s.r.l., Mailand, Italien. Dabei werden Ihre Auswahl, eine anonyme Kennung, Datum und Uhrzeit sowie Browserangaben gespeichert, damit wir die Einwilligung nachweisen können (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen.
2.4 Google Tag Manager, Google Analytics 4 und Google Ads
Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“):
- Google Tag Manager steuert das Laden der folgenden Dienste. Er wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen.
- Google Analytics 4 erstellt Statistiken darüber, wie Besucher unsere Website nutzen, etwa aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort und Gerätetyp. IP-Adressen werden von Google nicht gespeichert. Die Daten werden nach 2 Monaten gelöscht.
- Google Ads Conversion-Tracking misst, ob ein Besuch über eine unserer Anzeigen zu einer Anfrage geführt hat.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Google kann Daten auch an die Google LLC in den USA übermitteln. Die Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für die USA besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.
2.5 Schriftarten
Die verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Anbietern hergestellt.
2.6 Fernwartung („QuickConnect“)
Über den Link „QuickConnect“ können Sie unser Fernwartungsprogramm herunterladen. Eine Fernwartungssitzung findet nur statt, wenn Sie uns aktiv den Zugriff gewähren. Dabei werden Geräte- und Sitzungsdaten sowie Bildschirminhalte verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Durchführung Ihres Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Unternehmenskunden gilt ergänzend unser Auftragsverarbeitungsvertrag. Anbieter des Fernwartungsdienstes ist octoja GmbH, Berlin.
3. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Anfragen werden in unserem E-Mail-System (Microsoft 365, Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin) und in unserem Kundenverwaltungssystem Odoo, das wir auf eigenen Servern betreiben, gespeichert. Wir löschen sie, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Geschäftsbeziehung entsteht, spätestens nach 24 Monaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
4. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner
4.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden, Interessenten, Lieferanten und ihrer Ansprechpartner (z. B. Name, Funktion, Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Bankverbindung, Ticket- und Kommunikationsinhalte) für folgende Zwecke:
- Anbahnung, Abschluss und Durchführung von Verträgen, einschließlich Support und Ticketbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
- Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und SEPA-Lastschrifteinzug (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten, insbesondere Buchführung und Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
- Kommunikation mit Ansprechpartnern bei Firmenkunden und Information über eigene, ähnliche Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
- Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Soweit wir bei der Betreuung von IT-Systemen personenbezogene Daten im Auftrag unserer Firmenkunden verarbeiten, sind diese verantwortlich. Diese Verarbeitung regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag; sie ist nicht Gegenstand dieser Hinweise.
4.2 Elektronische Unterschrift
Verträge und SEPA-Mandate lassen wir elektronisch über Odoo Sign unterzeichnen. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Zeitstempel und IP-Adresse protokolliert, um die Unterschrift nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
4.3 Empfänger
Ihre Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen:
- unsere Dienstleister für IT, Kommunikation und Kundenverwaltung (u. a. Microsoft, octoja) als Auftragsverarbeiter,
- Distributoren und Hersteller, soweit Sie Lizenzen oder Hardware über uns beziehen (z. B. Ingram Micro, Fokus-MSP, TERRA/WORTMANN AG, Securepoint); in der Regel nur Firmenname und Anschrift,
- unsere Bank (Kreissparkasse Ravensburg) für den Zahlungsverkehr,
- unseren Steuerberater LKC WANGEN Steuerberatungsgesellschaft mbH für Buchführung und Jahresabschluss, der Daten über DATEV verarbeitet,
- Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
4.4 Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen: Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Unterlagen, die wir zur Abwehr von Ansprüchen benötigen, bewahren wir bis zum Ablauf der Verjährung auf, in der Regel drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
5. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen und Kontaktdaten, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bewerbungen nehmen wir über unser Bewerbungsportal in Odoo entgegen, das wir auf eigenen Servern betreiben. Erreicht uns eine Bewerbung per E-Mail, übertragen wir sie in Odoo und löschen sie anschließend aus dem E-Mail-System. Zugriff haben nur die am Auswahlverfahren beteiligten Personen.
Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, damit wir uns gegen etwaige Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchten Sie für künftige Stellen berücksichtigt werden, speichern wir Ihre Unterlagen nur mit Ihrer Einwilligung, längstens 24 Monate (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wird ein Arbeitsverhältnis begründet, übernehmen wir die Unterlagen in die Personalakte.
6. Übermittlung in Drittländer
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich in der EU bzw. im EWR. Einzelne Dienstleister (insbesondere Google und Microsoft) können Daten in die USA übermitteln. Dies erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses für zertifizierte Unternehmen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
8. Weitere Hinweise
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für Vertragsschluss und Vertragsdurchführung erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Vertrag in der Regel nicht abschließen oder erfüllen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Stand: 12.10.2026.